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julio 13, 2020
“Los equipos de diseño eficaces saben que el equilibrio entre la libertad artística y un proceso estructurado es lo que les otorga la flexibilidad necesaria para trabajar sin preocuparse por cómo ni cuándo se hace el trabajo, quién lo hace o si alguien lo está haciendo”. Estas líneas son autoría del equipo de Trello, en una de sus publicaciones sobre el uso de su herramienta y entendemos el gran significado que poseen.
En este nuevo capítulo de Do it clear vamos a adentrarte en cómo logramos gestionar nuestros tiempos en base a las tareas que nos son asignadas o que cada miembro del equipo se auto impone. Y en esto la aplicación Trello determina de forma destacada este proceso.rnrnEn Brandsummit planificamos las tareas y los proyectos por semanas. Desde planificación, proyectamos cada fase en un largo-medio plazo, pero esto no sería viable sin una bajada semanal para ganar foco y aquí es donde entra Trello, apoyado en nuestra metodología basada en sistema ágiles (agile management).rnrnTe dejo una pequeña entrevista hecha a David Baldoví, Management & Strategy at Brandsummit.
¿Qué ha supuesto para Brandsummit la planificación y gestión de procesos con la implementación de Trello?rnrnDavid: En una palabra, productividad. Cada cliente con el que trabajamos dispone de su propio tablero, organizado en tarjetas según necesidades del proyecto, así logramos tener una visión general de todas y cada una de las fases. Algo así como una disposición a modo de Post-it que cada miembro del equipo puede mover según evoluciona cada tarea. Para nosotros, cada tarjeta se traduce en una tarea única o formada por varias sub tareas, que son, al fin y al cabo, todos los pasos necesarios para lograr completar un proyecto.rnrn¿Qué ha sido lo más complicado de su uso para lograr sacarle el máximo partido a la herramienta?rnrnDavid: Lo más complicado siempre es la mentalidad, tanto de la herramienta Trello como de nuestra metodología propia, basada en sistemas ágiles y sin horarios ni puestos de trabajo. Esta mentalidad siempre tiene que ser entendida y aceptada por todos los miembros del equipo, desde dirección hasta ejecución. Una vez interiorizada la mentalidad toca estructurar.
Asignación de tareasrnrnPasamos de apuntar en una lista tradicional, agenda, pizarra o Excel las tareas a ejecutar por cada miembro del equipo, a asignarlas en Trello. Ya dijimos que cada tarjeta es una tarea, a lo que añadimos que ésta puede asignarse a uno o varios miembros del equipo con un gesto tan sencillo como el uso de etiquetas: @nombredelusuario. Del mismo modo que crear subtareas, añadir fechas de vencimiento, adjuntar archivos para colaborar y muchas opciones más.
Ejecución semanalrnrnLlegamos al tablero que, quizá, ha sido el más complicado de dibujar para nosotros, el de Ejecución. Le hemos dado muchas vueltas a la mejor manera de llevar la ejecución de tareas para nosotros, hasta que encontramos en crear un tablero semanal para añadir todas las tareas a realizar por cada miembro, en lugar de ir a buscar en cada tablero de cada cliente.rnrn rnrnDicho tablero -tras pruebas para encontrar la disposición más eficiente- es el que nos ha facilitado y alimentado de forma positiva nuestra metodología de trabajo. El tablero de Ejecución se estructura en tarea Actual, Semana Próxima, En espera y Hecho.rnrnCada lunes, realizamos nuestra reunión semanal donde establecemos las tareas que cada miembro del equipo tendrá que ejecutar. El objetivo es lograr cerrar la semana, el viernes a medio día, con las tareas finalizadas, para así poder planificar la semana siguiente. Entendemos que puede haber imprevistos por el camino, por lo que es fundamental mantener una comunicación constante para poder replantear cada fase. Cuando o donde se haga es responsabilidad de cada uno, siempre que se cumplan los plazos y la alta calidad exigida en nuestro estudio.
¿Qué es lo que hace que el tablero de Ejecución se haya convertido en un elemento clave para la metodología de Brandsummit?rnrnDavid: El largo plazo agobia, satura y desdibuja el tiempo de entrega.rnrnEl corto plazo es dinamismo, evolución y foco en la tarea.rnrnNuestra planificación pasa de los métodos predictivos donde plasmamos todo el vuelo del proyecto, es decir, los 4-6 meses que dura un proyecto, usando Diagramas de Gantt. Es necesario para saber cuando el producto de nuestro cliente estará en el mercado y coordinar todo.rnrnEs aquí donde pasamos de métodos predictivos a metodologías ágiles. Bajamos toda esa cantidad de tareas que componen un proyecto de varios meses y lo vamos descomponiendo en semanas. Y nuestro tablero de ejecución de Trello es justo eso, las tareas que tenemos que hacer en esa semana, sin saber nada más, sin pensar en que vendrá. Centrarte en tareas concretas y definidas dispara la productividad. Todos los lunes la responsable de planificación nos define qué se espera de nosotros esa semana y tiene que estar realizado antes de ese viernes a las 14 horas (este deadline semanal sirve para acotar y tener tiempo de preparar la semana siguiente). Sin duda trabajar así es uno de nuestros grandes aciertos de los últimos años, somos más productivos y eficientes gracias a ellos.
